Nyttotänkande hos Solhagagruppen - Cygate
Cystore

Nyttotänkande hos Solhagagruppen

För Solhagagruppen är IT ett verktyg för att bygga en omsorgsverksamhet med kvalitet. Alla medarbetare påverkas av förändringsarbetet där IT för första gången på allvar kommer in i det dagliga arbetet, samtidigt som verksamheten fortsätter att växa.

För Solhagagruppen är IT ett verktyg för att bygga en omsorgsverksamhet med kvalitet.

Alla medarbetare påverkas av förändringsarbetet där IT för första gången på allvar kommer in i det dagliga arbetet, samtidigt som verksamheten fortsätter att växa.

Solhagagruppen erbjuder vård och omsorg till människor med funktionsnedsättning, oftast inom ramen för lagen om stöd och service (lss). När Solhagagruppen bildades som en koncern 2007 fanns verksamheten på 21 platser, vilket i dag har ökat till drygt 70. Den handlar bland annat om boende, daglig verksamhet, ledsagarservice, fritidssysselsättning, förskola, skola, utredning, vård och omsorg.

När vi i Case berättar om företag och arbetsplatser brukar det börja med en återblick på hur it har använts tidigare, för att sedan gå över till en berättelse om vägen mot framtiden. Men på Solhagagruppen är förutsättningarna annorlunda, eftersom det inte finns någon it-tradition att tala om.

– Omsorgsverksamhet har inte alls datoriserats i samma takt som vårt samhälle i stort. Till exempel har all dokumentation skötts på papper, säger Simon Axlund, it-chef på Solhagagruppen.

Mycket av arbetet under hans tre år på företaget har därför handlat om att bygga ett it-stöd från grunden.

För Solhagagruppen är it framför allt ett verktyg för att säkra och höja verksamhetens kvalitet. Bland annat är det nödvändigt att arbeta systematiskt med dokumentation och journalföring kring de brukare som företaget tar hand om och hjälper. Även för rapportering och uppföljning internt får it-stöd en viktigare roll.

Andelen bärbara datorer ökar, för att kunna stödja verksamheten på ett bättre sätt. Tanken är att medarbetarna har med sig datorn ute hos brukarna för att kunna dokumentera på plats.

Ständiga förbättringar

Dokumentationen handlar både om en kvalitetsfråga och om att anpassa verksamheten till de formella krav och lagar som Solhagagruppen verkar under.

– Vi jobbar med ständigt förändringsarbete och med att förbättra våra processer. Vi försöker att hela tiden analysera verksamhetens behov och vara lyhörda. Det handlar inte alltid om nyinköp och utveckling av nya funktioner och system. Målet är att få ut mer verksamhetsnytta av system och processer, även de befintliga, säger Simon Axlund.

Någon iPad eller andra surfplattor använder personalen ännu inte, däremot börjar dessa bli vanliga bland Solhagagruppens brukare. Många har Aspergers syndrom eller autism och för dem finns i dag ett stort utbud av pedagogiska hjälpmedel med surfplattan som bas. Ett resultat av utvecklingsarbetet med it är den nya portalen med självbetjäning som hjälper de verksamhetsansvariga med enkla vardagsuppgifter, som att starta och avsluta användarkonton och e-postkonton. Här finns också en webbutik för beställning av datorer, tillbehör och mobiltelefoner.

– Vi strävar efter att standardisera så långt som möjligt och att presentera produkterna så att de blir begripliga för beställaren, säger Simon Axlund.

Webbutiken erbjuder därför ett smalt men genomtänkt sortiment med klientdatorer, tillbehör och mobiltelefoner. Där finns även en funktion för returhantering av mobiltelefoner, vilket underlättar garantiärenden. Beställningar via webbutiken följer samma flöde som den interna attestordningen. Alla it-inköp kanaliseras via regioncheferna till Simon Axlund. Varje beställning kan spåras hela vägen från beställare till leverantör och genom att flytta informationen om beställningar från mail till den väl strukturerade webbportalen minskar risken för missförstånd och fel. Lösningen sparar tid både för beställarna på Solhagagruppen och för Cygate som leverantör, menar Simon Axlund.

Parallellt med sitt dagliga arbete med koncernens it driver Simon också en strategisk agenda för utveckling och systemintegration, och det är här som han ser sina största utmaningar. Arbetet görs med en planeringshorisont på tre år och ingår i Solhagagruppens affärsplan. Här medverkar Cygate som rådgivare.

– Vi har en levande dialog med Cygate kring utvecklingen av it-miljön och planeringen framåt. Jag ser dem inte som en extern leverantör utan mer som en samarbetspartner i it-frågor – de är vår förlängda it-avdelning, säger Simon Axlund. Utmaningarna kretsar mycket kring tillväxt. Solhagagruppen växer snabbt organiskt vilket skapar mycket jobb med inköpen och planering kring nya verksamheter.

Den snabba datoriseringen av verksamheten har genomförts utan att Solhagagruppen har byggt upp en egen it-avdelning. Den utgörs nu av Simon och en kollega, som båda jobbar med it enbart på halvtid. Cygate anlitas för löpande stöd med drift, installation, servicedesk och support. Solhagagruppen har också flera system som driftas av respektive leverantör.

– Vi har tagit stora kliv framåt på bara några år. För fyra år sedan hade vi medarbetare som aldrig skickat ett mail. Nu går alla in på ett naturligt sätt och jobbar med dokumentation. Det finns fortfarande mycket att göra, men vi lyfter in mer och mer rutiner i olika system, säger Simon Axlund.


Liknande case

Är du intresserad av att få liknande case skickade till dig när de publiceras? Fyll i dina e-postadress nedan: