Bilia valde bort eget nät för videomöten - Cygate
Cystore

Bilia valde bort eget nät för videomöten

När Bilia började med videokonferenser för snart tre år sedan blev det snabbt ett populärt sätt att ordna interna möten. Haken var att företagets nätverk tyngdes ner av videotrafiken.

När Bilia började med videokonferenser för snart tre år sedan blev det snabbt ett populärt sätt att ordna interna möten. Haken var att företagets nätverk tyngdes ner av videotrafiken.

Med en komplett tjänst där Cygate tagit över både utrustningen och ansvaret för driften flyter arbetet bättre för Nordens största bilåterförsäljare.

Bilas erfarenheter delas av många företag

Bilias erfarenheter av videomöten liknar de som många andra företag gjort när det införts som ett nytt sätt att kommunicera och mötas. 2008 installerades utrustning på sju av koncernens kontor i Sverige, Danmark och Norge.

Efter en trevande start började medarbetarna upptäcka möjligheterna med videomöten och användningen tog fart. Koncernledningen som sitter utspridd på fyra orter visade sig bli de flitigaste användarna. Mötesrummen med kameror och skärmar blev mer och mer utnyttjade och tidvis fullbokade. Många resor ersattes av videomöten, med nöjdare medarbetare och rejäla besparingar som resultat.

– Vi hade på förhand räknat med att göra direkta besparingar på en miljon kronor per år, men det visade sig sannolikt bli ännu mer än så, säger Björn Ringnér, IT-projektledare på Bilia.

Träffas oftare med nya mötesformer

bilia2Videokonferenser har också skapat nya mötesformer på Bilia. En vanlig erfarenhet är att lösningen gör det möjligt att träffas oftare än tidigare.

– Vi jobbar ofta i projektgrupper med folk som arbetar på olika platser och då är videomöten bra för korta avstämningar. Även vi på IT-avdelningen är utspridda över koncernen, så det är perfekt för oss också, säger Björn Ringnér, som själv jobbar från huvudkontoret i Göteborg.

Som ett välkänt, börsnoterat bilföretag ska Bilia kunna leva upp till högt ställda krav när det gäller miljö och hållbarhet. Videomöten passar bra in också i detta sammanhang. Enligt Björn Ringnér har företaget genom minskat resande kunnat sänka sin CO2-belastning med 50−54 ton per år.

Video stal nätkapacitet

Men det fanns också en baksida på medaljen för Bilia, som köpt in och installerat utrustningen för videomöten i sitt eget företagsnät. När trafiken ökade räckte nätets kapacitet i ”rusningstid” inte längre till. Andra IT-system och funktioner blev lidande och det blev nödvändigt att uppgradera flera länkar.

Fanns det en annan slags lösning som skulle fungera bättre på sikt? Frågan blev högaktuell när Bilia ställdes inför en akut utmaning: företaget behövde en ny partner för att ge support på videoutrustningen, eftersom den befintlige leverantören inte längre var att räkna med. Cygate visade sig vara en alternativ partner med stor erfarenhet av Tandbergs system.

Valet föll på driftad lösning

Våren 2010 valde Bilia att börja samarbeta med Cygate, men inte bara som ny leverantör. Man bytte också till en annan slags lösning: tjänsten VisCom som ger en komplett driftad lösning för videomöten.

För Bilia betyder det att videotrafiken nu går i ett separat nät och skiljs helt från övriga applikationer, vilket minskar risken för störningar. En annan viktig fördel var ekonomisk: Cygate kunde ta över den befintliga utrustningen hos Bilia, som då använts i knappt två år. Bilia har nu en komplett lösning till en fast månadskostnad.

Långt ifrån promenadseger

Övergången från det egna nätet till Cygate var inte problemfri. Björn Ringnér vittnar om att de under en period fick använda en provisorisk lösning med extra förbindelser för att säkerställa funktionen. Men sedan oktober förra året fungerar allt som det ska.

Rutinerna kring videomötena har finjusterats och Bilias IT-avdelning strävar efter att göra det så enkelt som möjligt för användarna. Man planerar bland annat att mötesbokningen i Outlook-kalendern ska knytas till videosystemet, så att utrustningen startas och att de nödvändiga videolänkarna kopplas upp automatiskt just innan ett möte börjar. På tur står även en utbyggnad av systemet med en ny videoanläggning i Stavanger i Norge.


Liknande case

Är du intresserad av att få liknande case skickade till dig när de publiceras? Fyll i dina e-postadress nedan: