Checklista för säkert distansarbete i kristider  - Cygate
Cystore

Checklista för säkert distansarbete i kristider

Sverige och många organisationer står nu inför stora prövningar. Ur säkerhetsperspektiv blir tillgänglighet huvudfokus för många organisationer. Tillgänglighet är utmanande i alla tider men blir extra utmanande när förutsättningarna ändras radikalt. Gamla sanningar om arbetssätt, verktyg och lösningar utmanas då en stor del av ledning och medarbetare behöver arbeta från andra platser.  

Se över alla aspekter 

Det finns många formella och viktiga åtgärder organisationen behöver arbeta igenom och kommunicera, men det är också lika viktigt att få med den mänskliga sidan av en stor förändring. Vi har en stark förmåga att rationellt hantera saker med vår digitala hjärna, men vi behöver också se till vårt analoga hjärta. Exempel kan vara återkommande möten över video och informella chattkanaler för att behålla kontakten med kunder, kollegor och medarbetare.

Nedan vår checklista för säkert distansarbete i Coronatider.

  1. Se över företagets policy

Finns det styrning och regler för distansarbete? Är organisationens modell för klassning av information tydlig och uppdaterad?
Det är viktigt att organisationens styrande regler är uppdaterade efter hur organisationen nu skall arbeta, speciellt då en mycket stor del av organisationen behöver arbeta digitalt och på distans.

  1. Instruktioner, rutiner och checklistor

Är dessa uppdaterade med relevanta arbetsverktyg och nuvarande arbetssätt? Det är viktigt att medarbetarna inte börjar använda egna arbetsverktyg (”shadow-it”) för företagets information. Det är också viktigt att ha rutiner för hur information skall behandlas i olika digitala verktyg. Behöver alla deltagare tillgång till samma information och alla detaljer? Många har relativt nyligen påbörjat sina molnresor, det är därför extra viktigt att ha rutiner för vilken information som får lagras var.

3. Processer och nyckelkompetens. 

Vilka affärskritiska processer finns i er organisation och hur kan ni säkerställa att dessa fungerar, även om nyckelpersoner behöver arbeta hemifrån? Vilka planer finns för att överföra kunskap till annan personal för att processerna skall fungera även om nyckelpersonal inte finns tillgänglig?

 

  1. Utbildning av medarbetare

Finns utbildningsmaterial framtaget för alla verktyg och arbetssätt som organisationen skall använda? Den normala introduktionen mellan medarbetare kan vara svårare att genomföra helt på distans. Hur överförs kunskap mellan medarbetare för att säkerställa att organisationens kritiska processer fungerar även vid bortfall av viss nyckelpersonal?

  1. Verktyg och lösningar för att utföra arbetet på distans

Finns rätt arbetsverktyg tillgängliga och är de dimensionerade för att användas av en större del av medarbetarna? Det är vanligt att organisationer dimensionerar verktyg som skall användas för distansarbete för en mindre del av medarbetarna.

  1. Helpdesk och stöd 

Det är viktigt att medarbetarna kan nå organisationens helpdesk, även om det vanliga arbetssättet inte fungerar. Kanske kan en gruppchatt med tips och trick där flera medarbetare delar med sig och hjälper varandra vara ett nytt sätt att lösa problem?

  1. Arbetsplatsutrustning

Finns utrustning för alla medarbetare som behöver arbeta på distans? Det är viktigt att medarbetarna behandlar, lagrar och arbetar med företagsinformation på det sätt organisationen bestämt. Går det att använda ett nytt samarbetsverktyg, möter verktygen de lagar och regler organisationen behöver förhålla sig till? Finns headset och annan utrustning som gör det möjligt att kommunicera med hög kvalité?

  1. Tydlig information från interna källor

Det är viktigt att medarbetarna vet var uppdaterad officiell information kommer att kommuniceras. I kristider är det mycket vanligt att cyberkriminella använder aktuella ämnen i skräddarsydda kampanjer för att lura medarbetare att öppna dokument och klicka på länkar. Var tydlig med vilka kanaler officiell företagsinformation kommer att kommuniceras genom.